Fonctionnement d'une e-card entreprise

Cette page a pour objectif de répondre à vos questions sur l'envoi d'une e-card entreprise (ou carte de voeux virtuelle). Néanmoins, si vous ne trouvez pas réponse à vos intérrogations, n'hésitez pas à nous contacter par email à info@photosud.fr ou par téléphone au 04.93.77.19.70.

> E-card entreprise : principe général

    Comment se passe la personnalisation de mon e-card entreprise ?
    Et après, comment envoyer mon e-card entreprise ?

> E-card entreprise : système d'envoi en nombre (option / 50 € HT)

    Que reçoivent vos correspondants ?    
    Qu'est-ce qu' un carnet d'adresses et pourquoi en créer un ?
    Comment créer votre carnet d'adresses ?
    Que se passe-t-il si tous les champs (nom, société, etc.) ne sont pas remplis ?
    Puis-je apporter des modifications à mon carnet d'adresse une fois celui-ci créé ?
    Faut-il créer des groupes de contacts et pourquoi ?
    Puis-je choisir le contenu de l'e-mail qui est envoyé à mes contacts ?
    Comment faire si mes contacts ne sont pas francophones ?
    Est-ce que plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le système au sein de mon entreprise ?
    Y'a-t-il des limitations ou restrictions ?

> Principe général

> Comment se passe la personnalisation de mon e-card entreprise ?    [Retour haut de page]
Une fois votre ecard commandée, notre équipe procède à sa personnalisation en suivant les informations fournies lors de votre commande. Une proposition vous est faites sous 2 jours ouvrés par e-mail. Si le résultat vous satisfait, vous pouvez alors la valider, et dans le cas contraire nous faire part des moficiations à effectuer (couleur du texte, etc.).
Ainsi, vous êtes toujours assuré d'un résultat final impeccable.


> Et après, comment envoyer mon e-card entreprise ?    [Retour haut de page]
Deux possibilités s'offrent à vous :

1) Vous ne souhaitez pas utiliser notre système de routage
Dans ce cas, nous hébergeons sur notre serveur une page dédiée contenant votre e-card (ex : http://www.photosud.fr/e-cartes/votre-entreprise ).
C'est ensuite à vous d'informer vos contacts de l'adresse à laquelle ils pourront visualiser votre ecard.

Remarque : vous pouvez également héberger l'ecard sur votre propre serveur si vous le souhaitez.

Votre ecard se présente alors sous une des 2 formes ci-dessous (selon votre choix) :

E-CARD SIMPLE SANS ROUTAGE

Si vous n'avez pas de texte particulier à diffuser, seule la partie animée (contenant votre logo, formule de voeux...) est alors affichée.

 

E-CARD DOUBLE SANS ROUTAGE
Si vous souhaitez ajouter un texte à côté de l'animation, nous pouvons le mettre en forme selon vos spécifications. Remarque : dans ce cas, le texte sur la droite est figé.

2) Vous souhaitez utiliser notre système d'envoi en nombre (option / 50 € HT)
En utilisant notre système d'envoi en nombre, vous pourrez envoyer votre e-card entreprise à tous vos correspondants en quelques clics, tout en personnalisant chaque envoi si vous le souhaitez. Voici le principe général :
- vous créez un carnet d'adresse contenant les futurs destinataires de votre ecard
- vous sélectionnez tous les contacts auxquels vous voulez envoyer le même message
- vous remplissez les champs nécessaires (votre message, etc...)
- vous envoyez votre ecard

Votre ecard se présente comme ceci :

E-CARD AVEC ROUTAGE
	Notre système de routage vous permet de personnaliser chaque envoi en ajoutant un texte à droite de l'animation. Ce texte (ainsi que se mise en forme) peut être modifié pour chaque destinataire ou groupe de destinataire. Remarque: via notre système de routage, vous avez également la possibilité d'envoyer votre ecard : - sans ajouter de texte (votre ecard se présente alors comme une e-card simple sans routage) - en utilisant un texte prédéfini (votre ecard se présente alors comme une ecard double sans routage)

> Système d'envoi en nombre (option / 50 € HT)

> Que reçoivent vos correspondants ?    [Retour haut de page]
Vos correspondants reçoivent un e-mail qui contient l'adresse (URL) à laquelle ils pourront visionner votre e-card entreprise. Votre ecard n'est donc pas envoyée directement dans l'e-mail que vous leur adressez car de plus en plus d'entreprises bloquent les messages contenant des animations Flash et beaucoup de vos contacts ne la recevraient pas.

> Qu'est-ce qu'un carnet d'adresses et pourquoi en créer un ?    [Retour haut de page]
Le carnet d'adresse est un fichier (que vous créez dans votre espace personnel) contenant tous les contacts (Nom, Société, E-mail, etc.) auxquels vous souhaitez faire parvenir votre ecard. Il vous permet donc de gérer facilement l'envoi de votre ecard entreprise et de personnaliser vos envois (via le champs "Nom").
Par exemple, lors de la sélection de vos contacts pour l'envoi de votre e-card, vous pourrez exclure les contacts auxquels vous avez déjà envoyé votre ecard afin qu'ils ne la reçoivent pas 2 fois.

> Comment créer votre carnet d'adresses ?    [Retour haut de page]
Pour créer votre carnet d'adresses, il vous suffit de créer un fichier Excel contenant les informations nécessaires sur contacts afin de le réimporter dans votre espace personnel. Pour cela, veuillez suivre la procédure ci-dessous.

1 ) Créer le fichier Excel contenant la liste de vos contacts

- Ce fichier doit comporter 4 colonnes, dans cet ordre précis :

    1 - NOM (ex: M. Dupont OU Sophie Durant)
    2 - SOCIETE
    3 - E-MAIL (ce champs est obligatoire)
    4 - GROUPE

- Le fichier ne doit contenir aucun point-virgule (faites une recherche et remplacez les points-virgule si nécessaire) mais doit contenir l'entête (la première ligne avec le descriptif des champs).

- Une fois terminé, faites "Fichier" -> "Enregistrez sous..." puis sélectionnez "CSV (séparateur: point-virgule) (*.csv)" comme type de fichier.
- Nommez votre fichier "Contacts.csv" puis cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder au format CSV.


2 ) Importer votre carnet d'adresses

- Cliquez sur le bouton "Parcourir..." (dans votre espace personnel) et sélectionnez votre fichier "Contacts.csv" que vous venez de créer puis cliquez sur le bouton "Importer les données" et patientez jusqu'au rapport d'importation de vos contacts.

Remarque: si tous vos contacts sont dans Outlook, vous pouvez les exporter via la procédure suivante :

- Allez dans Outlook et cliquez sur l'onglet "Fichier" puis choisissez "Importer et exporter...".
- Sur la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez "Exporter des données vers un fichier" puis cliquez sur "Suivant >".
- Sélectionnez "Microsoft Excel" puis cliquez sur "Suivant >".
- Sélectionnez votre dossier "Contacts" puis cliquez sur "Suivant >".
- Choisissez l'emplacement où sauvegarder votre fichier, nommez-le "Contacts.xls" puis cliquez sur "Suivant >".
- Pour finir, il vous suffit de cliquer sur "Terminer".
- Il vous suffit alors de suivre le début de la procédure pour obtenir un fichier Excel au bon format.

> Que se passe-t-il si tous les champs ne sont pas remplis ?    [Retour haut de page]
Seul le champs "E-mail" est obligatoire.
Le champs "Nom" sert à donner un aspect plus personnalisé à l'envoi de votre ecard entreprise :
- si le champs "Nom" est rempli, le message envoyé commencera par "Bonjour Monsieur Dupont," (si vous avez mis "Monsieur Dupont" dans ce champs)
- si le champs "Nom" est vide, l'e-mail envoyé commencera simplement par "Bonjour,".
Le champs "Société" n'est pas utilisé, il sert uniquement à faciliter la gestion de vos envois.

> Puis-je apporter des modifications à mon carnet d'adresse une fois celui-ci créé ?    [Retour haut de page]
Toute opération sera encore possible : mettre à jour un contact (modifier son nom, son adresse e-mail, etc.), le supprimer ou même en ajouter de nouveaux (soit par la procédure décrite ci-dessus soit manuellement via un formulaire).

> Faut-il créer des groupes de contacts et pourquoi ?    [Retour haut de page]
Une fois votre carnet d'adresse créé, vous avez la possibilité de créer des groupes de contacts, c'est-à-dire les regrouper par des catégories. La création de groupes a pour unique objectif de faciliter l'envoi de vos e-cards et n'est en aucun cas indispensable pour envoyer vos e-cards.

Ex: si vous souhaitez diviser vos clients en 2 groupes pour envoyer à chaque groupe un message différent, vous pouvez créer 2 groupes "Clients A" et "Clients B". Lors de la sélection de vos contacts pour envoyer votre e-card, vous n'aurez plus qu'à sélectionner le groupe voulu ("Clients A" ou "Clients B").

> Puis-je choisir le contenu de l'e-mail qui est envoyé à mes contacts ?    [Retour haut de page]
En utilisant le système mis à votre disposition sur Photosud.fr, vous n'avez pas la possibilité de définir le contenu des e-mails que vous envoyez à vos destinataires. Cependant, 4 modèles de mail prédéfinis vous sont proposés pour vos envois. Vous pouvez tester gratuitement le fonctionnement exact du service en parcourant le catalogue et en cliquant sur le lien "Envoi gratuit à 1 personne" situé sous chaque e-card entreprise.

> Comment faire si mes contacts ne sont pas francophones ?    [Retour haut de page]
Lors de l'envoi de vos e-cards à vos contacts, Photosud vous offre la possibilité de choisir la langue dans laquelle va être rédigée l'e-mail contenant le lien vers votre carte virtuelle : française ou anglaise. Par ailleurs, vous pouvez également choisir d'utiliser votre propre système de mailing pour envoyer votre ecard entreprise (voir ci-dessous).

> Est-ce que plusieurs utilisateurs de mon entreprise peuvent utiliser le système de mailing ?    [Retour haut de page]
Le compte qui est créé pour vous lors de votre commande correspond à un compte principal (ou compte administrateur).
Depuis de compte principal, vous avez la possibilité de créer des sous-comptes (ou comptes utilisateurs) qui permettront à d'autres personnes de votre entreprise d'utiliser le système exactement de la même façon, et de manière complètement indépendante.

> Y'a-t-il des limitations ou restrictions ?    [Retour haut de page]
Photosud ne vous impose aucune limitation sur le nombre de destinataires de votre e-card entreprise, le nombre de messages à envoyer, etc.
La seule restriction est de ne pas envoyer votre e-card entreprise a plus de 300 destinataires à la fois. Cela signifie que si vous souhaitez envoyer le même message à un groupe de 301 à 600 contacts, vous devrez le faire en 2 fois. Cela nous permet d'éviter de surcharger le serveur et d'en assurer un fonctionnement optimal pour tous nos clients.